a. Melayani front desk dan menjawab/menyalurkan telepon masuk
b. Memberikan pelayanan informasi bagi Sivitas Akademika, mahasiswa maupun masyarakat
c. Memonitor, menanggapi dan memberi jawaban atas masukan di Warta Politeknik, Website PNJ, dan Media Sosial PNJ (Telegram, Instagram, Fanpage Facebook, Youtube, Twitter, dan Tiktok)
d. Mengumpulkan informasi dan tulisan dari jurusan, unit, bagian dan mahasiswa, penulis luar maupun pihak-pihak terkait untuk Warta Politeknik, Website dan Media Sosial
e. Menyiapkan, menyeleksi, menyunting informasi serta meng-update konten Warta Politeknik, Website dan Media Sosial
2. Mempromosikan program dan kegiatan yang dilaksanakan PNJ dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, baik ke tingkat nasional maupun internasional;
a. Meliput dan mendokumentasikan kegiatan di PNJ oleh perwakilan Jurusan dan Tim Humas
b. Membuat sarana publikasi dan promosi, baik media, video profil PNJ, kalender, buku agenda dan lain-lain, secara rutin dan berkala
c. Membuat spanduk maupun media luar ruang lainnya (termasuk dalam format digital) untuk kepentingan PNJ
d. Membuat merchandise untuk keperluan promosi PNJ
e. Mengurus permintaan merchandise dari Pimpinan, Jurusan, Unit, dan Bagian
f. Membuat, mendukung dan/atau berpartisipasi pada kegiatan yang bersifat branding, publikasi dan promosi secara kerjasama dengan Jurusan, Program Studi, Unit, Bagian, Mahasiswa di area lingkungan PNJ maupun luar PNJ
g. Menyampaikan informasi ke media atau mengundang wartawan untuk peliputan kegiatan di PNJ (bila diperlukan)
h. Mengurus sarana informasi dan promosi melalui akun media sosial, seperti Channel Telegram, Instagram, Twitter, Fanpage Facebook, Whatsapp, Youtube, dll.
i. Beriklan dan mempromosikan PNJ melalui media massa, baik cetak, elektronik dan online, dan media sosial pada setiap kesempatan yang memungkinkan
j. Menggerakkan dan mendukung setiap tindakan promosi dan publikasi positif untuk kepentingan PNJ, yang dilakukan Sivitas Akademika
k. Membentuk perwakilan Humas di Jurusan untuk kegiatan Jurusan terkait kegiatan dan media Kehumasan
3. Membina hubungan yang harmonis dengan stakeholder;
a. Menjadi salah satu inisiator dalam menjalin kerjasama dengan mitra IDUKA (Industri Dunia Usaha dan Dunia Kerja) untuk kepentingan PNJ
b. Menjaga hubungan baik dengan mitra IDUKA baik dalam bentuk komunikasi maupun kegiatan untuk kepentingan PNJ
c. Menjalin jejaring dengan media, baik cetak, online, radio dan televisi
d. Menjalin jejaring dengan instansi lain untuk kebutuhan informasi dan promosi PNJ
e. Mengadakan maupun mengikuti acara maupun kegiatan yang dapat menjaring kerjasama dengan berbagai pihak lain untuk kepentingan PNJ
f. Mengusulkan dan menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai pihak lain, melalui kegiatan dan program yang memungkinkan untuk kepentingan PNJ
g. Mengadakan maupun mengikuti kegiatan dan program bersama secara temporer maupun rutin dan berkala dengan berbagai pihak lain yang saling menguntungkan
h. Mengikuti dan berkontribusi dalam acara maupun kegiatan perkumpulan, asosiasi, industri atau instansi pemerintahan
i. Memelihara hubungan kerjasama melalui kegiatan kehumasan
j. Menyiapkan media massa dan buku bacaan untuk ruang tunggu di lantai 1 Gedung Direktorat PNJ
4. Mengelola dan mengupdate konten website PNJ;
a. Koordinasi isi (artikel, pengumuman, peraturan, dll) dengan Koordinator Web dan perwakilan Humas di Jurusan, maupun bagian lain yang terkait
b. Koordinasi data dengan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan maupun Bagian Administrasi Umum dan Keuangan serta pihak terkait lainnya
c. Koordinasi teknis dan sistem untuk penayangannya dengan Subbag Data dan Sistem Informasi
d. Menyeleksi dan menyunting informasi yang akan ditayangkan di Web PNJ
e. Memonitor, menanggapi dan memberi jawaban atas masukan di Web PNJ
f. Meng-update konten Web PNJ secara berkala
5. Mengelola warta PNJ (cetak dan online);
a. Koordinasi rencana isi dengan perwakilan Humas di Jurusan dan pihak terkait
b. Menyiapkan isi dengan mengumpulkan informasi dan tulisan dari jurusan, unit, bagian dan mahasiswa, penulis luar maupun pihak-pihak terkait
c. Menyeleksi dan menyunting informasi yang akan diterbitkan di Warta
d. Mendesain Warta, termasuk membuat tampilan Warta secara online
e. Menyiapkan artikel Warta dalam Bahasa Inggris
f. Mencari iklan yang terkait dengan keberadaan dan kegiatan PNJ
g. Mempublikasikan Warta PNJ secara online di web PNJ
6. Membentuk, membina, dan mengelola Tim Protokoler
Susunan Tim Protokoler dibuatkan dalam lembaran terpisah sebagai Surat Keputusan Direktur tersendiri, di bawah koordinasi Unit Humas dan Internasional serta Kepala Bagian Umum yang meliputi semua bagian dan peran serta Jurusan, Unit dan mahasiswa.
Struktur Organisasi Unit beserta Tupoksinya :
Hubungan Masyarakat (Humas) saat ini terdiri atas Koordinator dan dibantu Lima Staf Administrasi dengan tanggungjawab tugas yang berbeda-beda.
1. Koordinator Humas
Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas Humas
Monitor seluruh kegiatan Humas
Mengkoordinir, mengontrol tugas – tugas personil Humas
Public Relation
2. Staf Administrasi Kesekretariatan Humas
Menginput, mengarsip dan mendistribusi surat-surat dari dan ke Humas
Menjawab email Humas
Menerima dan menyambungkan telepon dari dan dalam PNJ
Melayani informasi tentang PNJ (walk-in)
Mengelola dan menyampaikan informasi lowongan kerja
Meliput dan membuat berita kegiatan
Mengurusi anggaran dan keuangan Humas
Mengurusi pemesanan barang-barang promosi Humas
Membuat laporan semua kegiatan
3. Staf Adm teknis Humas Media Sosial/Foto/Videografer
Menjawab pertanyaan dan komentar dari email Humas, whastsapp call center Humas dan media sosial PNJ
Menulis narasi flyer ucapan/informasi di Instagram, Facebook, Twitter, Tiktok dan Youtube PNJ
Repository
Dokumentasi (Fotografer) kegiatan PNJ
Melayani informasi tentang PNJ (walk-in)
Koordinasi informasi PNJ dengan Jurusan dan Unit
Menerima dan menyambungkan telepon dari dan dalam PNJ
4. Staf Desain Grafis / Videografer / Konten Kreator
Mengkonsep kebutuhan desain / konten
Membuat konsep visual (Tema dan Skript)
Dokumentasi (Fotografer/Video Grafer) Kegiatan
Mengelola Web
Mempersiapkan materi promosi
Melayani informasi tentang PNJ (walk-in)
Membuat content di Medsos PNJ
Meng-upload video di Youtube PNJ
5. Staf Videografer / Konten Kreator
Membuat dan mengedit video konten promosi
Meliput dan mendokumentasikan kegiatan
Membuat desain flyer digital dan materi promosi
Dokumentasi (Fotografer/Videografer) Kegiatan
Membuat animasi video
Meliput dan membuat berita kegiatan
Meng-upload video di Youtube PNJ
6. Front Office
Melayani Informasi tentang PNJ (Walk-In)
Menjawab telepon masuk dan meneruskan ke bagian yang dituju
Menjawab email Humas